Tietosuoja-asetus

25.5.2018

Uudistettu yleiseurooppalainen tietosuoja-asetus, GDPR astui voimaan 25.5.2018. Tässä tiedotteessa kerromme miten se on huomioitu Konservaattoriliiton rekisterien ylläpidossa. Uudistuksen tarkoituksena on tuoda läpinäkyvyyttä henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn, ja se on vaatinut toimia kaikilta EU:n alueella toimivilta yhteisöiltä. Myös Konservaattoriliitossa on toteutettu uudistuksen vaatimusten mukaisia muutoksia jäsentietojen hallintaan liittyen.

Kuten aiemmin on tiedotettu, PKL on siirtynyt vuoden 2018 alusta sähköiseen jäsenrekisteriin. Sähköinen järjestelmä helpottaa merkittävästi yhdistyksen hallintoa ja viestintää, tehostaa tietoturvaa, ja tuo useita etuja myös yhdistyksen jäsenistölle. Sähköisen jäsenrekisterin myötä kaikki jäsenyyteen liittyvät tiedot ovat tallennettuna ainoastaan yhteen paikkaan, jonka salauksesta huolehtii ammattimainen palveluntarjoaja. Yhdistyksen toimihenkilöiden puolelta pääsy jäsentietoihin on rajattu puheenjohtajan ja jäsensihteerin oikeudeksi. Kaikki jäsentietoihin tehtävät muutokset tallentuvat lokikirjaan. Lisäksi jatkossa jokainen jäsen pääsee kirjautumaan henkilökohtaiselle, salasanalla suojatulle jäsentililleen, missä jäsenellä on mahdollisuus tarkastella ja muokata omia tietojaan.

Uusien nettisivujen myötä myös jäsenhakemusten toimittaminen muuttuu sähköiseksi. 22.5.2018 pidetyssä PKL:n hallituksen kokouksessa päätettiin, että jäsenhakemusten liitteiden arkistoimisesta luovutaan GDPR:n vaatimusten hengessä. Myös aiemmilta vuosilta kertynyt henkilötietoja sisältävä liitearkisto hävitetään asianmukaisesti.

Hallituksen viimeisessä kokouksessa uudelleenarvioitiin myös kerättävien jäsentietojen tarpeellisuuta. Pohdinta johti kaiken sellaisen datan poisrajaamiseen, joka ei ole välttämätön yhdistyslaista tulevien tuntemisvelvotteiden tai yhdistyksen perustoimintojen kannalta. Tämän viestin alta löydät yhdistyksemme tietosuojaselosteen, jossa kerrotaan tarkemmin minkälaisia tietoja jäsenistämme on tallennettu, minne, miten ja mitä varten. Seloste löytyy nettisivuilta yhteystiedot alasivulta.